Neue Mitarbeiterin betrachtet eine Trinkflasche aus ihrem Willkommenspaket, drei Kollegen sehen ihr dabei zu.

Werbeartikel für die eigene Belegschaft folgen anderen Regeln als Werbeartikel für Kunden. Der Grund liegt weder im Produkt noch im Budget, sondern in einer Beobachtung, die im Einkauf selten jemand ausspricht.

12 Min. Lesezeit  ·  23. August 2026

Willkommenspakete für neue Mitarbeitende sind in den vergangenen Jahren zur Selbstverständlichkeit geworden. Wer heute jemanden einstellt, legt an den Arbeitsplatz eine Tasche, eine Trinkflasche, ein Notizbuch, oft ein Kleidungsstück mit Firmenlogo. Die Personalabteilung investiert damit in ein Gefühl von Ankommen, und der Gedanke dahinter ist richtig: Der erste Arbeitstag prägt, wie jemand über seinen Arbeitgeber denkt, und ein vorbereiteter Platz sagt mehr über die Organisation aus als jedes Leitbild an der Wand.

In der Praxis endet die Wirkung dieser Pakete allerdings häufig sehr schnell. Schon nach wenigen Wochen steht die Flasche nicht mehr auf dem Schreibtisch, die Tasche liegt im Spind, das Kleidungsstück wurde nie getragen. Das fällt selten jemandem auf, weil niemand danach sucht. Und wenn es doch bemerkt wird, folgt meist eine Erklärung, die das Problem verfehlt: Man habe eben nicht den Geschmack getroffen, beim nächsten Mal nehme man etwas anderes.

Die eigentliche Ursache liegt tiefer, und sie hat mit Geschmack nichts zu tun. Sie liegt darin, dass ein Mitarbeitender ein Firmengeschenk in einer Umgebung benutzt, in der ihm dauernd jemand dabei zusieht. Kollegen sehen, ob die Tasse auf dem Tisch steht. Die Führungskraft sieht, ob die Jacke getragen wird. Ein Kunde, der ein Werbegeschenk erhält, entscheidet für sich allein und ohne Zeugen darüber, was damit passiert.

Ein Mitarbeitender entscheidet vor Publikum. Und weil das so ist, sagt sein Verhalten etwas ganz anderes aus, als die Personalabteilung darin liest.

Dieser Unterschied verändert alles, was danach kommt: welches Produkt sinnvoll ist, wie groß das Logo sein darf, wie Sie erkennen, ob die Ausgabe gewirkt hat, und warum eine freundliche Rückmeldung im Einarbeitungsgespräch als Beleg wertlos ist. Der folgende Beitrag geht diese Punkte der Reihe nach durch. Er beschreibt, wie die Beobachtung durch Kollegen die Wirkung verzerrt, welche Produkte diesem Druck standhalten, an welchen Momenten der Beschäftigung sich der Einsatz wirklich lohnt, und woran Sie ohne Umfrage und ohne Budget ablesen können, ob Ihr Paket im Alltag angekommen ist.

Vom Anlass zur gelebten Zugehörigkeit

Die vier Stationen, an denen sich im Personalbereich entscheidet, ob ein Werbeartikel benutzt wird

Anlass
Erster ArbeitstagAusbildungsstartJubiläum

ohne Anlass keine Wirkung

Nutzungsumgebung
Büro oder WerkhalleBerufsschuleZuhause

bestimmt die Logogröße

Wahlmöglichkeit
Zwei FarbenZwei SchnitteAnprobe

der Empfänger entscheidet mit

Nachbestellung
KleinmengenGleiches ModellFeste Zuständigkeit

verhindert zwei Klassen

Ein Werbeartikel im Recruiting leistet drei Dinge

Ein Werbeartikel für Mitarbeitende leistet drei Dinge. Er belegt körperlich, dass die Organisation den Eintritt vorbereitet hat. Er wirkt über den Betrieb hinaus, weil das Produkt in den Alltag und damit in das private Umfeld des Empfängers wandert. Und er hält die Zugehörigkeit im Arbeitsalltag sichtbar, weil ein Gegenstand am Platz jeden Tag daran erinnert, zu wem dieser Platz gehört.

Im Personalbereich hält sich die Annahme, Mitarbeitende freuten sich über alles, was sie geschenkt bekommen. Diese Annahme hat einen nachvollziehbaren Ursprung: Die Rückmeldung im Moment der Übergabe fällt fast immer freundlich aus. Genau darin liegt das Problem. Wer am ersten Arbeitstag ein Paket überreicht bekommt, steht in einer Situation, in der eine kritische Bemerkung unmöglich ist. Er bedankt sich, weil die Situation es verlangt, und nicht, weil das Produkt ihn überzeugt hat. Die freundliche Reaktion beschreibt die Höflichkeit des Empfängers und sagt nichts darüber aus, ob er den Gegenstand in Woche drei noch benutzt.

Ein Ablauf aus der Praxis

Ein Mittelständler startet im September mit zwanzig Auszubildenden. Die Personalabteilung bestellt Rucksäcke mit großflächigem Logo, weil das Budget es hergibt und die Bestellung schnell erledigt ist. Die Übergabe am ersten Tag läuft gut, alle bedanken sich, jemand macht ein Foto für die Karriereseite.

Im Frühjahr fällt einer Ausbilderin auf, dass keiner der zwanzig den Rucksack noch trägt. Sie fragt nach und bekommt eine Antwort, die im Einkauf niemand gehört hätte: Man wolle in der Berufsschule nicht als wandelndes Firmenschild dasitzen. Die Auszubildenden sitzen dort neben Gleichaltrigen aus zwanzig anderen Betrieben. Ein Rucksack mit einem handtellergroßen Logo macht aus einem Schulranzen ein Bekenntnis, und in diesem Alter und in dieser Umgebung möchte kaum jemand ein solches Bekenntnis ablegen.

Der Fehler steckt in der Logogröße

Die Größe der Werbeanbringung, also der Fläche, auf der Ihr Logo auf dem Produkt sitzt, wird meist danach festgelegt, wie gut die Marke im Betrieb erkennbar sein soll. Das ist die Perspektive des Absenders. Entscheidend ist aber die Umgebung, in der das Produkt später benutzt wird. Ein Logo, das im eigenen Haus angemessen wirkt, kann außerhalb davon dazu führen, dass der Empfänger den Gegenstand gar nicht erst mitnimmt.

Für die Auswahl folgt daraus eine klare Rangfolge: Ob jemand das Produkt im fremden Umfeld tragen möchte, wiegt schwerer als die Frage, wie gut die Marke darauf zur Geltung kommt. Wer Modelle für den Ausbildungsstart sucht, findet in der Kategorie Rucksäcke und Schultertaschen im Werbeartikel-Sortiment eine Bandbreite, an der sich dieser Unterschied gut ablesen lässt. Es gibt dort Modelle, die eine Person auch ohne jeden Firmenbezug gekauft hätte, und solche, die erkennbar für den Innendienst gedacht sind. Diese Unterscheidung ist wichtiger als Material und Preis.

Ob Ihre Auswahl getroffen hat, lässt sich einfach beobachten: Sie sehen das Produkt bei Menschen, die es nicht zeigen müssen. Ein Rucksack, den ein Auszubildender am Wochenende benutzt, hat den Test bestanden, weil dort niemand aus dem Betrieb zusieht. Ein Rucksack, der nur auf dem Werksgelände auftaucht, ist ein Betriebsmittel mit Aufdruck und kein Werbeträger.

Mitarbeitende reagieren anders als Kunden

Dieses Kapitel erklärt den Mechanismus, auf dem alle weiteren Empfehlungen aufbauen. Es lohnt sich, ihn genau zu betrachten, weil er im Personalbereich fast alle Fehleinschätzungen erzeugt.

Beginnen wir beim Kunden. Ein Einkäufer erhält auf einer Messe eine Trinkflasche mit dem Logo eines Anbieters. Gefällt sie ihm nicht, legt er sie zu Hause in eine Schublade oder gibt sie weiter. Niemand bemerkt das, niemand fragt nach, und für ihn hat die Entscheidung keinerlei Folgen. Er ist bei seiner Entscheidung völlig frei, weil er unbeobachtet ist.

Bei einem Mitarbeitenden liegt der Fall anders. Er benutzt dieselbe Flasche an einem Ort, an dem täglich Menschen anwesend sind, die ihn kennen und die wissen, woher die Flasche stammt. Stellt er sie nicht auf den Schreibtisch, während sie bei acht Kollegen im Großraumbüro steht, dann ist das sichtbar. Es fällt nicht dramatisch auf, niemand spricht ihn darauf an, aber es wird registriert. Und im betrieblichen Alltag wird alles, was registriert wird, früher oder später gedeutet.

Genau hier entsteht der Druck. Die meisten Menschen möchten vermeiden, dass ihr Umgang mit einem Geschenk des Arbeitgebers als Aussage über ihre Haltung verstanden wird. Also benutzen sie das Produkt, auch wenn es ihnen nicht zusagt. Sie tun es, um eine mögliche Deutung zu vermeiden. Mit dem Produkt selbst hat diese Entscheidung wenig zu tun. Es kostet sie wenig Mühe, und es erspart ihnen eine Erklärung, die sie nicht abgeben möchten.

Für die Auswertung hat das eine unangenehme Folge. Ursache ist, dass Nichtnutzung im Betrieb als Haltung gelesen werden kann. Der Mechanismus besteht darin, dass Mitarbeitende diese Deutung durch Benutzung vermeiden. Die Auswirkung: Die Personalabteilung zählt viele benutzte Flaschen und hält das für Zustimmung. Gemessen wurde etwas anderes, nämlich das Bemühen, nicht aufzufallen. Wer auf dieser Grundlage nachbestellt, wiederholt eine Fehlentscheidung mit vollem Budget und in größerer Stückzahl.

Daraus ergibt sich die zentrale Regel für diesen Bereich: Ein Produkt ist dann gut gewählt, wenn ein Mitarbeitender es weglegen kann, ohne dass ihm das jemand anrechnet. Diese Regel klingt zunächst widersinnig, weil sie das Gegenteil dessen fordert, was man im Marketing anstrebt. Sie ist aber der zuverlässigste Filter, den dieses Feld kennt. Ein Gegenstand, der freiwillig benutzt wird, obwohl niemand es bemerken würde, wenn er in der Schublade läge, hat den Empfänger tatsächlich erreicht.

Fünf Bedingungen entscheiden über die Nutzung

Das Produkt erfüllt einen Zweck, der ohne den Firmenbezug funktioniert

Schreiben, transportieren, trinken, warm bleiben: Für diese Tätigkeiten braucht jeder Mensch ohnehin einen Gegenstand. Wenn Ihr Produkt einen davon ersetzt, entsteht Nutzung ganz von selbst, und der Empfänger muss sich für nichts rechtfertigen.

Die Werbeanbringung fällt so klein aus, dass sie im privaten Umfeld nicht auffällt

Je weiter ein Produkt vom Betrieb wegreist, desto kleiner muss die Marke ausfallen. Für einen Gegenstand, der den Schreibtisch nie verlässt, gilt das nicht; dort darf das Logo deutlich sichtbar sein.

Die Übergabe hat einen erkennbaren Anlass

Erster Arbeitstag, Ausbildungsstart, Projektabschluss oder Jubiläum geben dem Geschenk eine Begründung. Wird ohne Anlass verteilt, sucht der Empfänger nach dem Grund und vermutet im Zweifel eine Absicht, die Sie gar nicht hatten.

Es gibt eine Auswahl zwischen mindestens zwei Varianten

Zwei Farben oder zwei Modelle genügen. Sobald der Empfänger selbst entscheidet, wird aus einer Zuteilung seine eigene Wahl, und was man selbst gewählt hat, benutzt man deutlich eher.

Wer das Produkt nicht benutzt, fällt damit niemandem auf

Das ist die härteste der fünf Bedingungen und zugleich die wichtigste. Nur wenn die Nichtnutzung folgenlos bleibt, ist die Nutzung eine ehrliche Aussage und damit für Sie überhaupt auswertbar.

Ein Warnsignal, das in Auswahlrunden regelmäßig überhört wird: Sobald jemand sagt, das Produkt sei ein schönes Zeichen der Wertschätzung, wurde über die Absicht des Absenders gesprochen und nicht über die Wirkung beim Empfänger. Wertschätzung entsteht dort, wo sie ankommt. Wie gut sie gemeint war, spielt für das Ergebnis keine Rolle.

Die Planung folgt der Mitarbeiterreise

Planung bedeutet in diesem Zusammenhang, die Momente zu bestimmen, in denen ein Gegenstand eine Aussage der Organisation körperlich macht. Solche Momente gibt es nur wenige, und sie liegen weit auseinander. Wer sie nicht auseinanderhält, verteilt gleichmäßig über das Jahr und trifft keinen davon richtig.

In Modellen wird die Zeit im Unternehmen gern als Kette gleichwertiger Kontaktpunkte gezeichnet. In der Praxis ist die Aufmerksamkeit sehr ungleich verteilt. Der erste Arbeitstag ist der Tag mit der höchsten Aufmerksamkeit, den ein Beschäftigungsverhältnis überhaupt erreicht: Alles ist neu, jedes Detail wird bewertet, und der Eindruck dieses Tages hält lange. Danach sinkt die Aufmerksamkeit über Monate und steigt nur bei Einschnitten wieder an, etwa bei einem Rollenwechsel oder einem Jubiläum.

Die vier Planungsschritte

  1. 1
    Die Momente festlegen, bevor Produkte gesucht werden

    Gehen Sie die Stationen durch: Zusage, erster Arbeitstag, Ende der Probezeit, Ausbildungsstart, Projektabschluss, Jubiläum, Austritt. Entscheiden Sie für jede einzeln, ob dort ein Gegenstand übergeben wird. Ein leeres Feld ist ein gutes Ergebnis, weil ein Geschenk ohne Anlass beim Empfänger Fragen auslöst.

  2. 2
    Die Nutzungsumgebung je Moment beschreiben

    Halten Sie fest, wo das Produkt später tatsächlich benutzt wird: im Büro, in der Werkhalle, in der Berufsschule, im Homeoffice, im Außendienstfahrzeug oder beim Kundentermin. Aus dieser Umgebung ergibt sich, wie groß die Werbeanbringung ausfallen darf, und diese Entscheidung fällt damit auf einer sachlichen Grundlage.

  3. 3
    Eine Wahlmöglichkeit einbauen

    Zwei Farben, zwei Modelle oder zwei Schnitte reichen aus. Der Aufwand in der Bestellung steigt dadurch spürbar, weil Sie zwei Artikelnummern führen und die Abfrage organisieren müssen. Dieser Aufwand lohnt sich, weil ein selbst gewähltes Produkt sehr viel häufiger benutzt wird als ein zugeteiltes.

  4. 4
    Die Nachbestellbarkeit klären, bevor Sie zum ersten Mal bestellen

    Neue Mitarbeitende treten einzeln und ungeplant ein. Wenn Ihr Paket nur in großen Mengen produzierbar ist, steht der nächste Neuzugang ohne Ausstattung da. Klären Sie deshalb vor der Erstbestellung, wie ein einzelnes Nachpaket beschafft wird und wer das auslöst.

Der vierte Punkt wird am häufigsten übersehen und ist der teuerste. Wer im Januar fünfzig Pakete bestellt und im April drei weitere braucht, zahlt die Einrichtungskosten ein zweites Mal. Damit sind die einmaligen Rüstkosten gemeint, die vor dem Druck oder der Stickerei anfallen: das Anfertigen des Klischees, das Anlegen des Stickprogramms, das Einrichten der Maschine. Diese Kosten entstehen je Auftrag und ändern sich kaum mit der Stückzahl. Bei einer Nachbestellung von drei Teilen verteilen sie sich deshalb auf sehr wenige Stücke, und dazu kommt die Wartezeit auf die Mindestmenge, die viele Lieferanten für einen Produktionslauf voraussetzen.

Am schärfsten zeigt sich das bei Textilien. Dort muss neben der Menge auch die Farbcharge passen, also der einzelne Färbeansatz, aus dem der Stoff stammt. Zwei Ansätze ergeben nie exakt denselben Ton, und nebeneinander getragen fällt der Unterschied auf. Wir haben diesen Zusammenhang in unserem Beitrag zur Umsetzung von Corporate Wear ausführlich beschrieben. Für Betriebe mit gewerblichem Anteil lohnt zusätzlich der Blick in die Kategorie Arbeitsbekleidung mit Werbeanbringung, weil dort Größenlogik und dauerhafte Lieferbarkeit ohnehin zum Standard gehören und sich diese Denkweise gut übertragen lässt.

Eine Frage, die Sie vor der Erstbestellung beantworten sollten

Wie kommt ein Mitarbeitender, der im Mai anfängt, an genau dasselbe Paket wie die Kollegen vom Januar? Solange Sie diese Frage nicht beantworten können, planen Sie eine Ungleichbehandlung ein. Sie fällt Ihnen später als Stimmungsthema auf die Füße, und dann lässt sie sich nur noch teuer korrigieren.

Die Wirkung zeigt sich im täglichen Verhalten

Ob ein Werbeartikel im Personalbereich wirkt, zeigt sich an Verhalten, das der Empfänger nicht für Sie inszeniert. Befragungen leisten das nicht, weil der Befragte in einem Abhängigkeitsverhältnis antwortet. Sie brauchen deshalb Beobachtungen, die auch dann tragfähig bleiben, wenn gerade niemand freundlich sein möchte.

Verbreitet ist die Erwartung, man könne die Wirkung einfach in der jährlichen Mitarbeiterbefragung abfragen. Das wirkt naheliegend, weil das Instrument ohnehin im Haus ist und nichts zusätzlich kostet. Praktisch scheitert es an derselben Mechanik, die diesen ganzen Bereich prägt. Wer angibt, das Willkommenspaket sei überflüssig gewesen, äußert damit eine Kritik am Arbeitgeber. Selbst in anonymen Befragungen fällt diese Kritik milde aus, weil die Frage nach einem Geschenk unweigerlich als Frage nach Dankbarkeit gelesen wird. Das Ergebnis bestätigt am Ende jede Entscheidung, die Sie vorher getroffen haben, und ist damit wertlos.

Fünf Beobachtungen, die kein Budget kosten

Zählen Sie nach drei Monaten, wie viele Flaschen noch am Platz stehen

Gehen Sie einmal durch Teeküche und Büros und zählen Sie mit, wie viele der ausgegebenen Trinkflaschen sichtbar in Gebrauch sind. Diese Zahl ist belastbarer als jede Umfrage, weil niemand sie für Sie hergerichtet hat und weil sie einen Zustand beschreibt und keine Meinung.

Achten Sie darauf, ob das Produkt in Video-Konferenzen im Bild steht

Der Schreibtisch im Homeoffice gehört dem Mitarbeitenden allein, und dort entscheidet er ohne jeden Druck darüber, was zu sehen ist. Wenn Ihr Gegenstand dort auftaucht, obwohl ihn niemand darum gebeten hat, ist das eine der ehrlichsten Rückmeldungen, die Sie bekommen können.

Hören Sie zu, ob Bestandsmitarbeitende von sich aus danach fragen

Wenn Kolleginnen und Kollegen aus der Stammbelegschaft wissen wollen, ob sie das Teil auch bekommen können, hat Ihre Auswahl getroffen. Niemand erkundigt sich nach einem Gegenstand, den er nicht haben möchte, und niemand tut das aus Höflichkeit.

Prüfen Sie, ob das Produkt in der Familie weitergegeben wurde

Wandert die Tasche zur Partnerin oder zum Sohn, hat sie den Haushalt erreicht und wirkt dort weiter für Ihre Marke. Den Mitarbeitenden selbst hat sie damit allerdings nicht erreicht. Beides ist ein brauchbares Ergebnis, sobald Sie die beiden Fälle sauber auseinanderhalten.

Schauen Sie, ob der Gegenstand auf freiwillig gezeigten Fotos auftaucht

Bilder, die Mitarbeitende selbst im Betrieb herumzeigen oder in internen Kanälen posten, entstehen ohne Auftrag. Wenn Ihr Produkt darauf zufällig mit im Bild ist, wurde es tatsächlich in den Alltag übernommen.

Damit diese Beobachtungen auch wirklich stattfinden, brauchen sie einen festen Platz im Ablauf. Tragen Sie im Onboarding-Prozess einen Termin drei Monate nach Eintritt ein und benennen Sie eine Person, die ihn wahrnimmt. Ohne diesen Eintrag unterbleibt die Prüfung, weil sie niemandem gehört, niemanden drängt und im Tagesgeschäft immer hinter dringenderen Aufgaben zurücksteht.

Jeder Anlass verlangt einen anderen Artikel

Welches Produkt zu welchem Anlass passt, ergibt sich aus zwei Fragen: Wie sichtbar wird der Empfänger damit, und wie viel Entscheidungsfreiheit behält er? Je öffentlicher die spätere Nutzung, desto zurückhaltender sollte die Werbeanbringung ausfallen.

Anlass Empfehlung Begründung
Erster Arbeitstag Gegenstände für den Schreibtisch Sie werden am selben Tag gebraucht und erleichtern dem neuen Kollegen den Einstieg spürbar
Ausbildungsstart Kleine Werbeanbringung, robustes Modell Die Nutzung findet in der Berufsschule vor betriebsfremden Gleichaltrigen statt
Dienstjubiläum Einzelstück mit dezenter Gravur Die Menge ist klein und die Erwartung hoch; ein Serienartikel wirkt hier geringschätzig
Team im Homeoffice Objekte, die im Kamerabild bestehen Der Schreibtisch zuhause gehört dem Empfänger, und er entscheidet dort strenger
Austritt Ein sauber übergebenes Einzelstück Wer geht, spricht jahrelang mit Branchenkollegen über den früheren Arbeitgeber

Für den ersten Arbeitstag hat sich eine schlichte Zusammenstellung bewährt: ein Gefäß für Getränke, ein Notizbuch und ein Schreibgerät. Alle drei Gegenstände werden an diesem Tag tatsächlich gebraucht, und alle drei kann der Empfänger sofort benutzen, ohne dass ihm jemand etwas erklären muss. Das Sortiment in der Kategorie Trinkgefäße mit Werbeanbringung zeigt die entscheidende Spannweite: Es gibt einfache Becher, die in der Teeküche stehen bleiben, und Flaschen mit dichtem Verschluss, die in der Tasche mitwandern. Nur die zweite Gruppe verlässt den Betrieb und wirkt damit über ihn hinaus.

Beim Notizbuch entscheidet die Papierqualität darüber, ob es benutzt oder abgelegt wird. Ein Papier, auf dem der Stift durchdrückt, wird nach zwei Seiten zur Seite gelegt, und zwar unabhängig davon, wie hochwertig der Einband wirkt. In der Übersicht Notizbücher und Notizblöcke mit Werbedruck lässt sich dieser Unterschied an den Ausführungen ablesen.

Beim Jubiläum gilt eine andere Logik. Hier zählt die Anmutung des Einzelstücks, und eine Gravur wirkt angemessener als ein Aufdruck, weil sie dauerhaft ist und zurückhaltender wirkt. Wer diesen Anlass ernst nimmt, sucht in den hochwertigen Schreibgeräten mit Veredelung, worunter die Branche jede Form der Werbeanbringung von Druck bis Gravur versteht, nach Objekten, die auch ohne den Firmenbezug Bestand haben. Der Unterschied zur Streumenge, also zu den Artikeln, die in hoher Stückzahl und ohne persönlichen Bezug verteilt werden, liegt dabei weniger im Produkt als in der Verpackung und in der Art der Übergabe.

Wenn die Geschäftsführung ein bestimmtes Produkt vorschlägt

Holen Sie in diesem Fall die Einschätzung von drei Personen aus der Zielgruppe ein, die an der Auswahl nicht beteiligt waren. Im Personalbereich widerspricht der Führung niemand freiwillig, und deshalb wird ein Vorschlag von oben fast immer bestätigt. Die drei unbeteiligten Stimmen ersetzen den Widerspruch, der sonst nicht kommt.

Jede Produktkategorie folgt einer eigenen Logik

Kategorien helfen bei der Vorauswahl, lösen das Kernproblem aber nicht. Derselbe Gegenstand kann Zugehörigkeit erzeugen oder Unbehagen auslösen, je nachdem, wo er benutzt wird und wer dabei zusieht. Die folgende Einordnung beschreibt deshalb für jede Gruppe, welcher Mechanismus dort wirkt.

Schreibtisch und Arbeitsplatz

Dies ist die verlässlichste Kategorie, weil die Nutzung im Betrieb bleibt. Der Arbeitsplatz ist ein halböffentlicher Raum mit klaren Regeln, und ein Gegenstand, der dort seinen Zweck erfüllt, braucht keine Rechtfertigung. Deshalb darf die Werbeanbringung hier deutlich ausfallen, ohne den Empfänger in eine unangenehme Lage zu bringen. Am besten wählen Sie Gegenstände, die der Betrieb ohnehin beschafft hätte. Dann ersetzt das Werbemittel eine bestehende Ausgabe und wird nicht zur zusätzlichen Dekoration, die irgendwann im Weg steht.

Textilien und Bekleidung

Die wirksamste und zugleich riskanteste Kategorie. Kleidung wird am Körper getragen und ist dadurch eindeutig einer Person zugeordnet. Die Passform ist individuell, und eine einzige Ausführung passt einem Teil der Belegschaft schlicht nicht. Wer sich in einem Kleidungsstück unwohl fühlt, trägt es sichtbar nicht, und diese Entscheidung wird von den Kollegen bemerkt. Aus einer gut gemeinten Geste entsteht dann ein soziales Problem. Ohne eine Anprobe mit Mustergrößen und ohne mindestens zwei Schnitte gehört Kleidung deshalb nicht in ein Willkommenspaket. Als freiwilliges Angebot in einem internen Bestellportal funktioniert dieselbe Ware dagegen sehr gut, weil dort niemand etwas annehmen muss.

Taschen und Transport

Diese Kategorie hat die größte Reichweite und erzeugt zugleich den größten Druck auf den Empfänger. Taschen verlassen den Betrieb täglich. Der Mitarbeitende wird damit im Zug, in der Berufsschule und im Freundeskreis sichtbar, also überall dort, wo niemand seinen Arbeitgeber kennt oder kennen muss. Ein zurückhaltendes Modell wird über Jahre benutzt, ein plakatives bleibt im Spind. Prüfen Sie ein Modell deshalb an einer einfachen Frage: Hätte eine Person diese Tasche auch ohne den Firmenbezug gekauft? Fällt die Antwort negativ aus, wird sie außerhalb des Betriebs nicht getragen.

Einzelstücke für besondere Anlässe

Jubiläum, Verabschiedung, Projektabschluss. Die Menge ist klein, die Erwartung hoch. Der Empfänger vergleicht das Objekt unwillkürlich mit der Dauer seiner Zugehörigkeit zum Betrieb. Ein Serienartikel wird an dieser Stelle als Geringschätzung gelesen und richtet dann mehr Schaden an, als wenn der Anlass ganz ausgelassen worden wäre. Trennen Sie diese Kategorie deshalb budgetär von den Streuartikeln, also von den Produkten, die Sie in hoher Stückzahl an viele Menschen verteilen. Wer beides aus einem Topf bedient, spart am falschen Ende und beschädigt genau die Beziehung, die er würdigen wollte.

Kategorie Wo sie sichtbar wird Woran Sie Erfolg erkennen Das größte Risiko
Schreibtisch innerhalb des Betriebs steht nach drei Monaten noch am Platz verschwindet unbemerkt in der Schublade
Textilien am Körper, klar zugeordnet wird freiwillig zu Terminen getragen die Passform schließt einen Teil der Belegschaft aus
Taschen außerhalb des Betriebs taucht auch am Wochenende auf ein zu großes Logo verhindert die Mitnahme
Einzelstücke privat, selten öffentlich wird im Gespräch von sich aus erwähnt Serienware wirkt beliebig und beleidigt

Freiwilligkeit ist der beste Prüfstein

Alle bisherigen Empfehlungen laufen auf einen einzigen Gedanken zu, und der lohnt eine eigene Betrachtung, weil er die Auswahl im Personalbereich umkehrt.

Im Kundengeschäft arbeiten Sie auf Zustimmung hin. Das Produkt soll gefallen, damit es benutzt wird, und je stärker es gefällt, desto besser. Bei der eigenen Belegschaft gilt eine andere Zielgröße: Sie arbeiten darauf hin, dass es für den Empfänger folgenlos bleibt, wenn er das Geschenk nicht benutzt. Ein Produkt ist dann gut gewählt, wenn ein Mitarbeitender es weglegen kann, ohne dass ihm daraus jemand einen Strick dreht.

Der Grund dafür liegt in der Art der Bindung, die dabei entsteht. Wird ein Gegenstand benutzt, weil das Wegbleiben auffallen würde, entsteht Anpassung an eine Erwartung. Eine Bindung an die Marke entsteht dabei gerade nicht. Der Mitarbeitende greift jeden Tag zu einem Objekt, das er sich nicht ausgesucht hat, und verbindet damit ein leichtes Unbehagen. Dieses Unbehagen überträgt sich auf den Absender, also auf Ihre Organisation. Es ist klein und es wird nie ausgesprochen, aber es wiederholt sich täglich und sitzt sichtbar auf dem Schreibtisch.

Umgekehrt gilt: Ein Gegenstand, den jemand benutzt, obwohl es niemand bemerken würde, wenn er ihn weglegte, ist tatsächlich angekommen. Diese Nutzung ist freiwillig, und Freiwilligkeit ist im Personalbereich die einzige Währung, die etwas aussagt.

Ob ein Mitarbeitender das Firmengeschenk gefahrlos weglegen kann, hängt an vier Merkmalen des Produkts und der Übergabe. Die folgende Gegenüberstellung zeigt, wodurch der Druck entsteht und wodurch er ausbleibt.

Ein Mitarbeitender kann das Geschenk ohne Folgen weglegen, wenn …

  • das Produkt sich auch privat benutzen lässt, ohne dass der Arbeitgeber daran erkennbar ist
  • es bei der Übergabe eine Wahl zwischen mindestens zwei Varianten gab
  • am Arbeitsplatz nicht auffällt, wer den Gegenstand benutzt und wer nicht
  • eine Weitergabe in der Familie im Betrieb nicht als Undank gilt
Das Weglegen wird für ihn unangenehm, wenn …

  • das Produkt am Körper getragen wird und damit eindeutig ihm zugeordnet ist
  • die Übergabe öffentlich vor der versammelten Belegschaft stattgefunden hat
  • es nur eine einzige Ausführung gab und er nichts zu entscheiden hatte
  • die Führungskraft sich später danach erkundigt, ob er es benutzt

Ob Ihre Praxis gesund ist, können Sie ohne jede Erhebung feststellen. Achten Sie darauf, wie unterschiedlich die Firmenartikel im Haus benutzt werden. Wenn manche Kollegen die Flasche täglich dabeihaben, andere sie nie benutzen und das niemanden kümmert, dann ist die Nutzung freiwillig und Ihre Zahlen sind belastbar. Wenn dagegen alle dasselbe Objekt gleich prominent zeigen, sehen Sie eine ungeschriebene Regel. Zustimmung sähe anders aus, nämlich uneinheitlich.

Ein Test, der eine Woche dauert

Geben Sie drei Personen aus der Zielgruppe ein Muster mit nach Hause und erklären Sie den Anlass bewusst nicht. Fragen Sie nach einer Woche, wo der Gegenstand gerade liegt. Die Frage nach dem Gefallen führt zu Höflichkeitsantworten, die Frage nach dem Ort zu einer nachprüfbaren Tatsache. Eine Ortsangabe lässt sich schlecht beschönigen, ein Urteil dagegen sehr leicht.

Fünf Fehler kosten die meiste Wirkung

Die folgenden fünf Muster erklären die meisten Personalmaßnahmen mit Werbeartikeln, die ohne Wirkung bleiben. Keines davon ist ein Produktfehler, und keines lässt sich durch ein höheres Budget beheben.

1

Die Größe der Werbeanbringung wird im eigenen Haus entschieden

Im Auswahlmeeting sitzen Menschen, die die Marke gut sichtbar haben möchten, und das ist ihre Aufgabe. Der Empfänger benutzt das Produkt jedoch überwiegend außerhalb dieses Raums. Ein Logo, das im Konferenzraum angemessen wirkt, kann in der Berufsschule oder im Zug dazu führen, dass der Gegenstand gar nicht erst mitgenommen wird. Legen Sie die Größe deshalb erst fest, nachdem Sie die Nutzungsumgebung schriftlich beschrieben haben.

2

Kleidung wird ohne Anprobe an die gesamte Belegschaft verteilt

Der Wunsch nach einem einheitlichen Bild führt regelmäßig dazu, dass ein einziger Schnitt in einer einzigen Ausführung bestellt wird. Passform ist aber individuell, und ein Teil der Belegschaft wird sich darin nicht wohlfühlen. Diese Personen tragen das Kleidungsstück sichtbar nicht, und das fällt im Team auf. Aus der Geste wird ein Thema, über das gesprochen wird, und zwar über Monate.

3

Die Nachbestellung wird erst geklärt, wenn sie gebraucht wird

Die Erstbestellung deckt die aktuelle Belegschaft ab, und damit gilt das Thema als erledigt. Neue Mitarbeitende treten aber einzeln ein, oft mit wenigen Wochen Vorlauf. Wenn das Modell dann nicht mehr lieferbar ist oder die Mindestmenge nicht erreicht wird, bekommt der Neuzugang ein anderes Teil oder gar keines. Im Betrieb entstehen dadurch sichtbar zwei Gruppen, und das wiegt schwerer als die ursprüngliche Ersparnis.

4

Die Wirkung wird über eine Mitarbeiterbefragung gemessen

Das Instrument ist vorhanden, kostet nichts extra und wirkt deshalb naheliegend. Eine Frage nach einem Geschenk wird von Befragten allerdings als Frage nach Dankbarkeit verstanden, und entsprechend fallen die Antworten aus. Selbst anonyme Rückmeldungen bleiben milde. Sie erhalten eine Bestätigung Ihrer eigenen Entscheidung und keine Information, auf deren Grundlage sich etwas verbessern ließe.

5

Der Austritt bleibt ein reiner Verwaltungsvorgang

In den ersten Arbeitstag fließt viel Sorgfalt, in den letzten meist keine. Dabei spricht ein ehemaliger Mitarbeitender über Jahre hinweg mit Branchenkollegen, Bewerbern und Kunden über seinen früheren Arbeitgeber. Ein sauber übergebenes Abschiedsgeschenk kostet wenig Aufwand und wirkt über einen Zeitraum, den kein Recruiting-Budget erreicht.

Häufige Fragen

Lohnt sich ein Willkommenspaket bei wenigen Einstellungen im Jahr?

Ja, und zwar aus einem Grund, der zunächst überrascht: Je weniger Menschen Sie einstellen, desto größer ist die Aufmerksamkeit, die auf jeden einzelnen Eintritt fällt. In einem Betrieb mit fünf Neuzugängen pro Jahr wird der neue Kollege von allen wahrgenommen, sein Arbeitsplatz wird gesehen, das Paket wird bemerkt. Die Herausforderung verschiebt sich damit von der Menge zur Verfügbarkeit. Sie brauchen eine Zusammenstellung, die sich jederzeit in Einzelstückzahl beschaffen lässt. Wer auf Aktionsware setzt, die einmalig günstig war, steht beim übernächsten Neuzugang ohne Nachschub da.

Wie groß darf das Logo auf einem Onboarding-Artikel sein?

Die Größe ergibt sich aus der Umgebung, in der das Produkt benutzt wird, und nicht aus dem Wunsch nach Sichtbarkeit. Ein Gegenstand, der den Betrieb nie verlässt, etwa eine Tasse in der Teeküche, verträgt eine deutliche Werbeanbringung. Alles, was mit nach Hause, in die Berufsschule oder in die Öffentlichkeit wandert, braucht eine zurückhaltende Markierung, die der Empfänger niemandem erklären muss. Als Faustregel gilt: Je weiter das Produkt vom Betrieb wegreist, desto kleiner fällt die Marke aus.

Sollen Bestandsmitarbeitende dasselbe Paket bekommen wie Neuzugänge?

Sobald Bestandsmitarbeitende von sich aus danach fragen, lautet die Antwort ja. Diese Nachfrage ist zugleich das verlässlichste Signal dafür, dass Ihre Auswahl getroffen hat, denn niemand erkundigt sich nach einem Gegenstand, den er nicht haben möchte. Eine Nachrüstung kostet zusätzliches Budget, erspart Ihnen aber eine Zweiteilung der Belegschaft, die im Betriebsklima deutlich länger nachwirkt als die einmalige Ausgabe.

Welche Rolle spielt die Verpackung im Personalbereich?

Eine größere als im Kundengeschäft, und der Grund liegt in der Situation der Übergabe. Ein Paket, das am ersten Arbeitstag auf dem Schreibtisch bereitliegt, wird vor Publikum geöffnet: Der neue Kollege packt aus, während das Team dabei zusieht und den Moment als Willkommensgeste versteht. Eine lieblose Umverpackung entwertet den Inhalt in genau diesem Augenblick und vor genau diesen Zeugen. Der Aufwand für eine ordentliche Verpackung ist gering und wirkt an dieser Stelle unmittelbar.

Wie vermeide ich, dass die Auswahl zur Geschmacksfrage der Geschäftsführung wird?

Trennen Sie den Vorschlag von der Bewertung. Wer ein Produkt vorschlägt, darf den Test gern begleiten, wertet ihn aber nicht selbst aus, weil er unwillkürlich nach Bestätigung sucht. Lassen Sie die Auswertung von jemandem übernehmen, der an der Auswahl nicht beteiligt war. Diese Trennung kostet eine halbe Stunde Organisation und verhindert die häufigste Form der Selbsttäuschung in einem Bereich, in dem der Führung ohnehin niemand freiwillig widerspricht.

Gehören Werbeartikel auch in den Austrittsprozess?

Sie gehören dorthin, und die Wirkung wird regelmäßig unterschätzt. Wer ein Unternehmen verlässt, spricht über Jahre hinweg mit Branchenkollegen, mit möglichen Bewerbern und teilweise mit Kunden über seinen früheren Arbeitgeber. Wie dieser letzte Tag verlaufen ist, prägt dabei den Ton. Ein sauber übergebenes Objekt zum Abschied kostet wenig Aufwand und wirkt über einen Zeitraum, den kein Recruiting-Budget erreicht.

Fünf Grundsätze für die eigene Praxis

  1. 1
    Sorgen Sie dafür, dass ein Mitarbeitender das Geschenk weglegen kann

    Ein Produkt taugt für die eigene Belegschaft nur dann, wenn ein Mitarbeitender es unbenutzt lassen kann, ohne dass ihm das jemand anrechnet. Erst unter dieser Bedingung ist die spätere Nutzung freiwillig und damit für Sie überhaupt auswertbar.

  2. 2
    Bestimmen Sie die Nutzungsumgebung, bevor Sie die Werbefläche festlegen

    Wo ein Gegenstand später benutzt wird, entscheidet über die zulässige Größe der Markierung. Diese Reihenfolge umzudrehen ist der häufigste Fehler in diesem Bereich.

  3. 3
    Bieten Sie eine Wahl an

    Zwei Farben oder zwei Modelle genügen, um aus einer Zuteilung eine eigene Entscheidung des Empfängers zu machen. Was man selbst gewählt hat, benutzt man deutlich häufiger.

  4. 4
    Klären Sie die Nachbestellung vor der ersten Bestellung

    Neue Mitarbeitende kommen einzeln und ungeplant. Ein Paket, das sich nicht in Kleinmengen nachbestellen lässt, teilt Ihre Belegschaft nach wenigen Monaten sichtbar in zwei Gruppen.

  5. 5
    Beobachten Sie Verhalten, fragen Sie nicht danach

    In einem Abhängigkeitsverhältnis liefert eine Befragung Zustimmung. Erst die Beobachtung im Alltag liefert Ihnen eine Information, mit der Sie beim nächsten Mal etwas besser machen können.

Werbeartikel für die eigene Belegschaft sind ein genauer Spiegel dafür, wie eine Organisation über ihre Leute denkt. Wer den Empfänger als Werbefläche einplant, bekommt Anpassung und ein Produkt, das im Frühjahr verschwunden ist. Wer ihm eine Entscheidung lässt, bekommt eine Nutzung, die niemand verordnet hat und die deshalb Bestand hat. Der Unterschied kostet in der Beschaffung wenig und zeigt sich jeden Tag am Schreibtisch.

Onboarding-Pakete für den Mittelstand

Ein Paket, das nach drei Monaten noch benutzt wird

Wir stellen Willkommens- und Jubiläumspakete so zusammen, dass sie sich in Kleinmengen nachbestellen lassen und im Alltag Ihrer Belegschaft bestehen. Die Auswahl richtet sich nach der Nutzungsumgebung, und Größen sowie Lieferbarkeit sind vor der Erstbestellung geklärt.

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